Mitä lupia tarvitaan tapahtuman järjestämiseen?
Tapahtuman järjestäminen edellyttää useita erilaisia lupia viranomaisilta tapahtuman koon, luonteen ja sijainnin mukaan. Yleisimpiä tapahtumiin tarvittavia lupia ovat kokoontumislupa, maankäyttölupa, anniskelulupa, meluilmoitus sekä turvallisuuteen liittyvät dokumentit. Lupien hakeminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, usein jopa kuukausia ennen tapahtumaa. Me East Coast Eventsillä autamme tapahtumajärjestäjiä navigoimaan lupaprosessien läpi, jotta tapahtumasi olisi laillisesti järjestetty ja osallistujille turvallinen.
Mitä lupia tarvitaan tapahtuman järjestämiseen?
Tapahtuman järjestämiseen vaaditaan lähes aina erilaisia lupia ja ilmoituksia viranomaisille. Tarvittavat luvat riippuvat tapahtuman luonteesta, koosta, sijainnista ja tarjoiluista. Lupien hakeminen on olennainen osa ammattimaista tapahtumatuotantoa ja niiden avulla varmistetaan tapahtuman turvallisuus ja laillisuus.
Yleisimpiä tapahtumiin tarvittavia lupia ovat:
- Kokoontumislupa yleisötilaisuudelle
- Maankäyttölupa tai alueen vuokrasopimus
- Anniskelulupa, jos tapahtumassa tarjoillaan alkoholia
- Meluilmoitus, jos tapahtumasta aiheutuu kovaa ääntä
- Elintarvikemyynti-ilmoitus
- Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma
Me East Coast Eventsillä tunnemme tapahtuma-alan vaatimukset ja autamme asiakkaitamme sujuvoittamaan lupaprosesseja, jotta voit keskittyä tapahtuman sisällön suunnitteluun.
Milloin tarvitset kokoontumis- ja maankäyttöluvan?
Kokoontumislupa tarvitaan yleensä aina, kun järjestetään julkinen yleisötilaisuus. Kokoontumislaki määrittelee, että yleisötilaisuuden järjestämisestä on ilmoitettava kirjallisesti poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta suuremmissa tapahtumissa lupaa on syytä hakea huomattavasti aikaisemmin, jopa 1-3 kuukautta etukäteen.
Poikkeuksena ovat pienimuotoiset tapahtumat, jotka eivät edellytä toimenpiteitä järjestyksen ylläpitämiseksi, eivät aiheuta haittaa ympäristölle tai eivät vaadi erityisiä liikennejärjestelyjä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi pienet yrityksen sisäiset juhlat yksityistiloissa.
Maankäyttölupa puolestaan tarvitaan aina, kun tapahtuma järjestetään julkisella alueella, kuten puistossa, torilla tai kadulla. Jos tapahtuma-alue on kunnan omistuksessa, lupa haetaan kyseiseltä kunnalta. Yksityisalueilla järjestettäviin tapahtumiin tarvitaan maanomistajan kirjallinen suostumus. Hakemukset kannattaa jättää vähintään kuukautta ennen tapahtumaa, mutta suurissa kaupungeissa tai suosittuina aikoina jopa 2-3 kuukautta etukäteen.
Miten haet anniskelulupaa tapahtumaan?
Anniskelulupa tarvitaan aina, kun tapahtumassa myydään tai tarjoillaan alkoholia. Lupia on kahdenlaisia: tilapäinen anniskelulupa lyhytaikaisiin tapahtumiin ja pysyvä anniskelulupa jatkuvaan toimintaan. Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää enintään kuukauden ajaksi tapahtumaan, messuille tai festivaalille.
Anniskelulupaa haetaan aluehallintovirastolta (AVI), jonka alueella tapahtuma järjestetään. Hakemuksessa tulee selvittää:
- Anniskelualueen rajaaminen ja valvonta
- Anniskelun vastaava hoitaja ja sijaiset pätevyystodistuksineen
- Anniskeluaika ja -suunnitelma
- Arvio asiakaspaikkamäärästä
Tilapäisen anniskeluluvan hakeminen kannattaa aloittaa viimeistään 1-2 kuukautta ennen tapahtumaa, sillä käsittelyajat vaihtelevat 30-45 päivän välillä. Huomioithan, että lupa on maksullinen ja hinnat vaihtelevat anniskelualueen koon ja alkoholivalikoiman mukaan.
Miksi meluilmoitus on tärkeä tehdä ajoissa?
Meluilmoitus on tehtävä, kun tapahtumasta voi aiheutua tilapäistä häiritsevää melua ympäristöön. Tällaisia ovat esimerkiksi ulkoilmakonsertit, festivaalit tai äänentoistoa käyttävät tapahtumat. Meluilmoitus tehdään sen kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle, jonka alueella tapahtuma järjestetään.
Ilmoitus on tehtävä viimeistään 30 päivää ennen tapahtumaa, mutta suosittelemme tekemään sen 2-3 kuukautta etukäteen erityisesti kesäkauden suosituimpina aikoina. Myöhässä tehty ilmoitus voi johtaa tapahtuman peruuntumiseen tai huomattaviin muutoksiin.
Meluilmoituksessa tulee kuvata:
- Melun lähteet ja niiden sijoittuminen
- Melutasot ja äänentoiston suuntaaminen
- Melun kesto (aikataulut ja päättymisajat)
- Toimenpiteet meluhaittojen vähentämiseksi
- Tiedottaminen lähialueen asukkaille
Viranomainen voi asettaa ehtoja melun rajoittamiseksi, kuten päättymisaikoja tai desibelirajoja. Näiden noudattaminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla.
Mitä turvallisuusasiakirjoja tapahtumaa varten tarvitaan?
Tapahtuman turvallisuus on järjestäjän vastuulla, ja sitä varten tarvitaan useita dokumentteja. Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen, jossa:
- Arvioidaan olevan samanaikaisesti yli 200 henkilöä
- Käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita
- Tapahtuma järjestetään sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin
- Tapahtumassa on poikkeuksellisia riskejä
Pelastussuunnitelma toimitetaan alueen pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Suunnitelmassa tulee kuvata tapahtuman riskit ja niihin varautuminen, ensiapujärjestelyt, poistumisjärjestelyt ja turvallisuushenkilöstö.
Suuremmissa tapahtumissa tarvitaan lisäksi erillinen turvallisuussuunnitelma, joka sisältää järjestyksenvalvonnan organisoinnin, toimintaohjeet hätätilanteissa ja turvallisuusorganisaation vastuut. Myös elintarvikemyynti-ilmoitus vaaditaan, jos tapahtumassa myydään tai tarjoillaan elintarvikkeita.
Tapahtuman lupien hakeminen onnistuneesti
Onnistunut lupaprosessi edellyttää hyvää suunnittelua ja aikataulutusta. Aloita lupien kartoittaminen ja hakeminen vähintään 3-4 kuukautta ennen tapahtumaa. Huomioi, että kesäsesonkina käsittelyajat voivat olla pidempiä.
Vinkkejä onnistuneeseen lupaprosessiin:
- Selvitä kaikki tarvittavat luvat tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa
- Käytä apuna muistilistaa eri luvista ja niiden hakuajoista
- Varmista, että lupahakemukset ovat huolellisesti täytettyjä ja sisältävät kaikki tarvittavat liitteet
- Budjetoi lupamaksut osaksi tapahtuman budjettia
- Ole yhteydessä viranomaisiin etukäteen epäselvissä tilanteissa
Me East Coast Eventsillä hallitsemme tapahtumatuotannon kaikki osa-alueet ja autamme sinua viranomaisasioinnissa. Ymmärrämme, että lupaprosessit voivat tuntua monimutkaisilta, mutta pitkän kokemuksemme ansiosta osaamme navigoida niissä tehokkaasti.
Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi unohtumaton.
