Milloin kannattaa ulkoistaa yritystapahtuman järjestäminen ammattilaisille?
Yritystapahtuman ulkoistaminen ammattilaisille on järkevää, kun haluat säästää aikaa ja resursseja tai kun tapahtuma on erityisen tärkeä yrityksellesi. Ulkoistaminen kannattaa erityisesti silloin, kun oman henkilöstön aika tai osaaminen ei riitä, tarvitset erikoisasiantuntemusta tai järjestät suurta tai strategisesti merkittävää tapahtumaa. Tapahtumien ammattimaisella järjestämisellä varmistat, että yritystapahtumasi toteutus on sujuva, laadukas ja vastaa tavoitteitasi ilman, että se kuormittaa kohtuuttomasti omaa organisaatiotasi.
Miksi yritystapahtuman ulkoistaminen kannattaa harkita?
Yritystapahtumien järjestäminen vaatii monen liikkuvan osan hallintaa ja erikoisosaamista, jota ei välttämättä löydy oman organisaation sisältä. Tapahtumien tuottaminen vie aikaa, vaatii huolellista suunnittelua ja lukuisten yksityiskohtien koordinointia – aikaa ja energiaa, joka on pois ydintoiminnastasi.
Kun ulkoistat tapahtuman järjestämisen, voit keskittyä omaan liiketoimintaasi. Ammattilaiset tuntevat tapahtumatuotannon kiemurat ja osaavat ennakoida mahdolliset haasteet. He tuovat mukanaan verkostonsa, teknisen osaamisensa ja kokemuksensa erilaisista tapahtumakonsepteista.
Lisäksi ammattilaiset auttavat sinua välttämään yleisimmät virheet, jotka voivat johtaa budjetin ylittymiseen tai tapahtuman tavoitteiden hämärtymiseen. He varmistavat, että investointisi tapahtumaan tuottaa parhaan mahdollisen tuloksen.
Milloin yritystapahtuman järjestäminen kannattaa ulkoistaa?
Yritystapahtuman ulkoistaminen on erityisen järkevää, kun resurssisi ovat rajalliset tai kun kyseessä on strategisesti merkittävä tilaisuus. Seuraavat tilanteet ovat selkeitä merkkejä siitä, että ammattilaisen apu voisi olla tarpeen:
- Kun tapahtuma on kooltaan suuri tai osallistujia on paljon
- Kun tapahtuma on erityisen näkyvä tai tärkeä yrityksesi maineelle
- Kun oma henkilöstösi on jo täystyöllistetty muilla tehtävillä
- Kun tarvitset erikoisasiantuntemusta (tekniikka, esiintyjät, tilat)
- Kun järjestät tapahtumaa ensimmäistä kertaa tai uudessa ympäristössä
Ulkoistaminen on myös järkevää, jos haluat tapahtumaltasi jotain erityistä tai innovatiivista. Ammattimaiset tapahtumatuottajat seuraavat alan trendejä ja osaavat tuoda tapahtumaan elementtejä, jotka tekevät siitä mieleenpainuvan.
Mitä hyötyjä saat tapahtuman ulkoistamisesta ammattilaisille?
Tapahtuman ulkoistaminen tuo mukanaan useita konkreettisia etuja, jotka tekevät investoinnista kannattavan. Ensinnäkin säästät merkittävästi omaa ja henkilöstösi työaikaa, joka voidaan suunnata ydintoimintoihin.
Ammattilaisten tuottamat tapahtumat ovat yleensä teknisesti ja logistisesti sujuvampia. Heillä on kokemusta erilaisista tilanteista ja kyky reagoida nopeasti muuttuviin olosuhteisiin. Ulkoistamalla saat käyttöösi laajan verkoston luotettavia yhteistyökumppaneita – tekniikan toimittajista cateringpalveluihin ja esiintyjiin.
Muita merkittäviä hyötyjä ovat:
- Tarkempi budjettikontrolli ja mahdolliset kustannussäästöt
- Stressittömämpi tapahtumaprosessi oman organisaatiosi näkökulmasta
- Ammattimaisempi vaikutelma osallistujille
- Parempi riskienhallinta ja varasuunnitelmat ongelmatilanteisiin
- Modernit tekniset ratkaisut ja ajankohtaiset toteutusideat
Mitä tapahtumajärjestämisen osa-alueita voit ulkoistaa?
Yritystapahtuman ulkoistaminen ei tarkoita välttämättä koko prosessin luovuttamista ulkopuolisiin käsiin. Voit ulkoistaa juuri ne osa-alueet, joihin tarvitset eniten apua tai joissa oma osaamisesi ei ole vahvimmillaan.
Kokonaisvaltainen tapahtumatuotanto kattaa kaiken suunnittelusta jälkimarkkinointiin, mutta voit valita myös rajatumpia kokonaisuuksia:
- Tapahtumatekniikka (äänentoisto, valaistus, videot, striimaukset)
- Kalusteet ja somistus
- Tapahtuman markkinointi ja viestintä
- Ohjelmasuunnittelu ja esiintyjien hankinta
- Käytännön järjestelyt ja logistiikka
- Tapahtumahenkilöstö (asiakaspalvelijat, teknikot, koordinaattorit)
Kannattaa miettiä strategisesti, mitkä osa-alueet tuovat eniten lisäarvoa, jos ne ulkoistetaan. Esimerkiksi tekniikassa asiantuntemus ja ajantasainen kalusto ovat erityisen tärkeitä tapahtuman onnistumisen kannalta.
Mitä muistaa tapahtumajärjestäjän kanssa työskennellessä?
Onnistunut yhteistyö tapahtumatuottajan kanssa perustuu selkeään viestintään ja yhteisymmärrykseen tavoitteista. Määrittele heti alussa, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa ja mikä on sen tärkein viesti. Kerro avoimesti budjetistasi, jotta tuottaja voi suunnitella realistiset toteutusvaihtoehdot.
Sovi selkeästi vastuunjaosta – kuka tekee päätökset mistäkin asiasta ja kuka on yhteyshenkilö eri tilanteissa. Pidä säännöllisiä tapaamisia projektin etenemisestä ja varmista, että kaikki olennaiset tiedot ovat kaikkien saatavilla.
Anna tuottajalle tarvittava tieto yrityksestäsi ja brändeistäsi, mutta ole myös valmis ottamaan vastaan ammattilaisen näkemyksiä. Parhaat tulokset syntyvät, kun tuottaja ymmärtää yrityksesi arvot ja tavoitteet, mutta saa myös tilaa luovuudelle ja omalle osaamiselleen.
Muista, että laadukas tapahtuma on investointi, ei pelkkä kuluerä. Loppujen lopuksi onnistunut yritystapahtuma vahvistaa brändiäsi, rakentaa asiakassuhteita ja motivoi henkilöstöä – tähän ammattimaisesti toteutettu tapahtuma on oiva työkalu.
Me East Coast Eventsillä toteutamme erilaisia yritystapahtumia kaikissa muodoissa – seminaareista messuihin ja henkilöstötapahtumista asiakastilaisuuksiin. Voimme auttaa sinua joko kokonaisvaltaisesti tai tukea tietyissä osa-alueissa tarpeidesi mukaan. Ota yhteyttä ja kerro, miten voisimme auttaa seuraavan tapahtumasi onnistumisessa!
Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi unohtumaton.
