Miten tapahtuman ruokatarjoilu järjestetään?

Tapahtuman ruokatarjoilu on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa. Se sisältää ruokavaihtoehtojen valinnan, määrien arvioinnin, aikataulutuksen, erityisruokavalioiden huomioimisen ja budjetoinnin. Ruokatarjoilu vaikuttaa merkittävästi vieraidesi kokemukseen ja tapahtuman tunnelmaan. Me East Coast Eventsillä suunnittelemme ja toteutamme tapahtumia ammattitaidolla ja huomioimme jokaisen asiakkaan yksilölliset tarpeet.

Mitä vaihtoehtoja tapahtuman ruokatarjoiluun on?

Tapahtuman ruokatarjoiluun on neljä pääasiallista vaihtoehtoa: buffet, cocktailpaloittelu, istuvaillallinen ja food truck -palvelut. Kukin näistä soveltuu erilaisiin tapahtumiin ja vaikuttaa merkittävästi tapahtuman tunnelmaan, budjettiin ja vieraiden kokemukseen.

Buffet-tarjoilu sopii erinomaisesti keskikokoisiin ja suuriin tapahtumiin, joissa vieraat voivat hakea ruokaa omaan tahtiinsa. Se on joustava vaihtoehto, joka mahdollistaa laajan ruokavalikoiman ja on kustannustehokas. Buffet toimii hyvin verkostoitumistapahtumissa, seminaareissa ja henkilöstöjuhlissa, joissa halutaan tarjota runsas valikoima eri makuja.

Cocktailpaloittelu eli finger food -tarjoilu on ihanteellinen rennompiin tilaisuuksiin, joissa vieraat liikkuvat ja verkostoituvat. Pienet, helposti syötävät annokset ovat käteviä ja luovat rennon tunnelman. Tämä tarjoilutapa sopii erityisesti lanseeraustilaisuuksiin, verkostoitumistapahtumiin ja messuille.

Istuvaillallinen luo juhlavan ja hienostuneen tunnelman, jossa vieraat nauttivat ruoan pöytiin tarjoiltuna. Tämä vaihtoehto sopii parhaiten virallisempiin tapahtumiin kuten gaalaillallisiin, tärkeisiin asiakastilaisuuksiin ja juhlallisiin merkkipäiviin. Istuvaillallinen vaatii enemmän henkilökuntaa ja suunnittelua, mutta tarjoaa vastineeksi elämyksellisen ruokakokemuksen.

Food truck -palvelut tuovat tapahtumaan rentoa tunnelmaa ja ovat erinomainen vaihtoehto ulkotapahtumiin, festivaaleille ja nuorekkaampiin yritystilaisuuksiin. Ruokarekat mahdollistavat monipuolisen tarjonnan ja tuovat tapahtumaan persoonallista ilmettä.

Miten arvioida tarvittavan ruoan määrä tapahtumassa?

Tarvittavan ruoan määrä tapahtumassa arvioidaan vierasmäärän, tapahtuman keston, ajoituksen ja tarjoilumuodon perusteella. Keskimäärin buffet-illalliselle lasketaan 450-600 grammaa ruokaa per vieras, cocktailtilaisuuteen 8-12 pientä suupalaa henkeä kohti.

Tapahtuman ajankohta vaikuttaa merkittävästi ruoan menekkiin. Lounasaikaan järjestettävässä tapahtumassa vieraat syövät yleensä enemmän kuin iltatapahtumassa. Samoin talvella ruoan menekki on usein suurempi kuin kesähelteillä.

Buffet-tarjoilussa kannattaa huomioida nämä määrät per henkilö:

• Alkupalat: 100-150 grammaa
• Pääruoka: 200-300 grammaa (sisältäen lisukkeet)
• Jälkiruoka: 100-150 grammaa

Juomien osalta hyvä nyrkkisääntö on varata alkoholitonta juomaa 1 litra per vieras 4 tunnin tapahtumaan ja alkoholijuomia 2-3 annosta per vieras, jos tarjoilu on maksullista. Maksuttomassa tarjoilussa määrä kannattaa nostaa 3-4 annokseen.

Hävikin minimoimiseksi kannattaa käyttää porrastettua esillepanoa, jolloin kaikkea ruokaa ei tuoda kerralla esille, vaan täydennetään tarpeen mukaan. Lisäksi vieraiden ilmoittautumisjärjestelmässä kannattaa kysyä sitovat ilmoittautumiset ja muistuttaa tapahtumasta ennakkoon.

Milloin ruokatarjoilun suunnittelu kannattaa aloittaa?

Ruokatarjoilun suunnittelu kannattaa aloittaa suurissa tapahtumissa (yli 100 henkeä) 3-6 kuukautta ennen tapahtumaa, keskikokoisissa (50-100 henkeä) 2-3 kuukautta ennen ja pienemmissä (alle 50 henkeä) 1-2 kuukautta ennen tapahtumapäivää. Suosituimmat cateringpalvelut varataan suosittuina sesonkiaikoina jopa vuotta aiemmin.

Suunnittelun aikataulun merkittävimmät virstanpylväät ovat:

• 3-6 kuukautta ennen: Cateringyrityksen valinta ja alustava varaus
• 2-3 kuukautta ennen: Menun suunnittelu ja alustava vierasmäärän arvio
• 1 kuukausi ennen: Erityisruokavalioiden kartoitus
• 2 viikkoa ennen: Lopullisen vierasmäärän vahvistaminen
• 1 viikko ennen: Viimeiset muutokset ja tarkistukset

Sesonkiaikojen vaikutus on merkittävä – juhlapyhien aikaan (joulu, vappu, juhannus) sekä kesän juhlakauden aikana catering-palvelut varataan nopeasti. Suosittelemme aina aloittamaan suunnittelun mahdollisimman aikaisin, erityisesti jos tapahtuma osuu suosituille sesonkiajoille.

Huolellinen ennakkosuunnittelu takaa, että saat haluamasi cateringpalvelun ja että ruokatarjoilu vastaa tapahtuman luonnetta ja vieraiden odotuksia. Se antaa myös aikaa testata menukokonaisuuksia ja tehdä tarvittavia muutoksia.

Miten huomioida erityisruokavaliot tapahtuman ruokatarjoilussa?

Erityisruokavaliot huomioidaan keräämällä tieto niistä etukäteen, suunnittelemalla menu joustavaksi ja merkitsemällä ruoat selkeästi. Nykypäivänä jopa 15-25% vieraista noudattaa jonkinlaista erityisruokavaliota, joten niiden huomiointi on välttämätöntä onnistuneen tapahtuman järjestämisessä.

Yleisimmät huomioitavat erityisruokavaliot ovat:

• Allergiat ja intoleranssit: laktoosi-intoleranssi, keliakia (gluteeniton), pähkinä-, kala- ja muut ruoka-aineallergiat
• Kasvisruokavaliot: vegaani, lakto-ovovegetaarinen, pescovegetaarinen
• Uskonnolliset rajoitukset: halal, kosher, hindulainen ruokavalio
• Muut ruokavaliot: vähähiilihydraattinen, fodmap, paleo, keto

Erityisruokavalioiden tietoja kannattaa kerätä ilmoittautumislomakkeessa tai erillisellä kyselyllä. Kysy vähintään allergisoivat ruoka-aineet ja noudattaako vieras kasvisruokavaliota. Anna vieraille myös mahdollisuus kertoa tarkemmin ruokarajoitteistaan.

Buffet-tarjoilussa toimivin tapa on merkitä kaikki tarjolla olevat ruoat selkeillä allergeenimerkinnöillä. Istuvassa illallisessa erityisruokavaliot huomioidaan yksilöllisesti, mutta suunnittelussa kannattaa pyrkiä menuun, jossa mahdollisimman moni annos sopisi pienillä muutoksilla eri ruokavalioita noudattaville.

Kuinka paljon tapahtuman ruokatarjoilu maksaa?

Tapahtuman ruokatarjoilun hinta vaihtelee 15-150 euroa per henkilö tarjoilumuodosta, menun laajuudesta, tapahtuman sijainnista ja cateringpalvelun tasosta riippuen. Keskimäärin buffet-tarjoilu maksaa 35-70 euroa, cocktailpaloittelu 25-50 euroa ja istuvaillallinen 50-150 euroa per henkilö.

Ruokatarjoilun kustannuksiin vaikuttavat merkittävästi:

• Menun monipuolisuus ja raaka-aineiden laatu
• Tarjoiluhenkilökunnan määrä (yleensä 1 tarjoilija per 15-25 vierasta)
• Tapahtumapaikka ja sen etäisyys cateringyrityksestä
• Astiat, kalusteet ja somisteet
• Sesonki ja viikonpäivä (viikonloput ja juhlapyhät kalliimpia)

Pienemmällä budjetilla kannattaa suosia buffet-tarjoilua, yksinkertaisempaa menua ja rajata alkoholijuomien tarjoilua. Voit myös harkita ajankohtaa arki-illaksi tai aamupalaveriksi, jolloin ruokatarjoiluun ei kohdistu yhtä suuria odotuksia.

Kannattaa pyytää tarjouksia usealta eri cateringyritykseltä ja olla avoin menun suhteen – ammattilaiset osaavat ehdottaa kustannustehokkaita vaihtoehtoja, jotka sopivat budjettiisi mutta tekevät silti vaikutuksen vieraisiisi.

Hyvin suunniteltu ruokatarjoilu on investointi tapahtuman onnistumiseen. Se jää vieraillesi mieleen ja vaikuttaa merkittävästi kokonaiskokemukseen. Tutustu aiempiin onnistuneisiin tapahtumiin referenssisivullamme. Me East Coast Eventsillä autamme sinua löytämään juuri sinun tapahtumaasi ja budjettiisi sopivan ruokatarjoiluratkaisun, joka tukee tapahtuman tavoitteita ja teemaa.

Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi unohtumaton.