Miten yhdistää verkostoituminen ja viihde Slush-oheistapahtumassa

Slush on muuttunut vuosien varrella pienestä paikallisesta tapahtumasta yhdeksi maailman johtavista startup-tapahtumista. Samalla sen ympärille on kehittynyt rikas ekosysteemi oheistapahtumia, jotka tarjoavat yrityksille ja organisaatioille ainutlaatuisen tilaisuuden erottautua ja luoda vaikuttavia kohtaamisia. Me East Coast Eventsillä olemme nähneet, miten hyvin suunniteltu oheistapahtuma voi yhdistää verkostoitumisen ja viihteen tavalla, joka tukee liiketoimintatavoitteita ja jää osallistujien mieleen pitkäksi aikaa. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten voit rakentaa oheistapahtuman, joka tarjoaa sekä arvokkaita liiketoimintamahdollisuuksia että mieleenpainuvia elämyksiä.

Miksi Slush-oheistapahtuma on tehokas tapa erottua joukosta?

Slush-ekosysteemi on ainutlaatuinen ympäristö, jossa päätapahtuma toimii magneetin tavoin vetäen Helsinkiin tuhansia kansainvälisiä sijoittajia, yritysjohtajia ja startup-yrittäjiä. Tämä keskittymä tarjoaa hedelmällisen maaperän oheistapahtumille, jotka voivat hyödyntää jo valmiiksi läsnäolevaa kohderyhmää.

Oheistapahtumien erityinen vahvuus on niiden intiimimpi ja kohdennetumpi luonne. Kun päätapahtumassa kohtaamiset voivat jäädä pinnallisiksi ihmispaljouden keskellä, oheistapahtumassa voit luoda ympäristön, jossa syvällisemmät keskustelut ja aidommat kohtaamiset ovat mahdollisia.

Hyvin suunniteltu oheistapahtuma toimii tehokkaana verkostoitumis- ja markkinointikanavana, koska:

• Voit räätälöidä koko kokemuksen tarkasti omalle kohderyhmällesi
• Tapahtuma tarjoaa luonnollisen ympäristön keskusteluille ilman perinteisen myynnin painetta
• Osallistujat muistavat yrityksesi paremmin ainutlaatuisen kokemuksen kautta
• Tapahtumatuotanto mahdollistaa brändisi persoonallisuuden esiintuomisen tavalla, jota perinteiset markkinointikanavat eivät tarjoa

Tärkeintä on, että oheistapahtuma tarjoaa selkeää lisäarvoa osallistujille – jotain, mitä he eivät saa päätapahtumasta tai muista oheistapahtumista.

Oikean tasapainon löytäminen viihteen ja verkostoitumisen välille

Onnistuneen Slush-oheistapahtuman ytimessä on tasapaino verkostoitumisen ja viihteen välillä. Liian virallinen tapahtuma tuntuu jäykältä, mutta pelkkään viihteeseen keskittyvä tapahtuma ei välttämättä tuota liiketoiminnallista hyötyä.

Suunnittele tapahtuman rakenne huolellisesti ottaen huomioon seuraavat tekijät:

• Aikataulu: Varaa selkeät ajat sekä strukturoidulle verkostoitumiselle että vapaammalle seurustelulle
• Tila: Varmista, että tapahtumatila tukee sekä keskusteluja (sopiva äänenvoimakkuus, istumaryhmät) että viihdettä
• Ohjelma: Rytmitä tapahtuma niin, että virallisempia osuuksia seuraa aina rennompi jakso

Tapahtumasuunnittelussa toimiva periaate on 60/40-sääntö: noin 60% tapahtuman rakenteesta tukee verkostoitumista ja 40% keskittyy viihdyttäviin elementteihin. Tämä suhde voi tietysti vaihdella tapahtuman tavoitteiden mukaan.

Muista myös, että viihde ja verkostoituminen eivät ole toisiaan poissulkevia elementtejä. Parhaimmillaan ne tukevat toisiaan: viihde luo rentoutuneen ilmapiirin, jossa verkostoituminen tapahtuu luontevammin.

Innovatiivisia verkostoitumiskonsepteja Slush-oheistapahtumaan

Perinteiset käyntikortinvaihtohetket ja ”kierrä salissa ja esittäydy kaikille” -harjoitukset ovat jäämässä historiaan. Nykyaikaiset verkostoitumiskonseptit ovat luonnollisempia ja tuottavat parempia tuloksia.

Tässä muutamia ideoita, joita voit soveltaa omaan tapahtumaasi:

• Fasilitoitu verkostoituminen: Käytä ammattitaitoista fasilitaattoria ohjaamaan keskusteluja ja auttamaan ihmisiä löytämään oikeat kontaktit
• Temaattiset pöydät: Jaa tila erilaisiin teemoitettuihin alueisiin, joissa osallistujat voivat keskustella tietyistä aiheista
• Ongelmanratkaisutyöpajat: Yhdistä pieniä tiimejä ratkaisemaan alan haastetta, mikä luo luontevaa yhteistyötä
• Verkostoitumispelit: Kevyet pelilliset elementit, jotka kannustavat osallistujia tutustumaan toisiinsa ilman painetta

Teknologiaa kannattaa hyödyntää verkostoitumisen tehostamiseksi. Esimerkiksi tapahtumaa varten räätälöidyt sovellukset voivat auttaa osallistujia löytämään toisensa kiinnostuksen kohteiden tai liiketoimintatarpeiden perusteella jo ennen tapahtumaa.

Viihde-elementit, jotka jättävät pysyvän vaikutuksen

Viihde-elementtien tarkoitus ei ole vain viihdyttää, vaan myös vahvistaa brändimielikuvaa ja luoda puheenaiheita, jotka jatkavat elämäänsä tapahtuman jälkeen. Mieleenpainuva viihde saa osallistujat jakamaan kokemuksiaan sosiaalisessa mediassa ja kertomaan tapahtumastasi eteenpäin.

Tehokkaita viihde-elementtejä ovat:

• Yllätykselliset ohjelmanumerot: Odottamattomat esiintyjät tai aktiviteetit, jotka rikkovat tavallisen yritystilaisuuden kaavan
• Interaktiiviset kokemukset: Osallistavat elementit kuten VR-teknologia, live-taide tai improvisaatio
• Teemaan sidotut ruoka- ja juomakonseptit: Gastronomiset elämykset, jotka tukevat tapahtuman tarinaa
• Teknologiset wow-efektit: Valot, äänet ja visuaaliset elementit, jotka luovat vaikuttavan tunnelman

Viihde-elementtien suunnittelussa tärkeintä on autenttisuus ja kytkös brändiin. Viihteen tulisi olla linjassa yrityksesi arvojen ja tavoitteiden kanssa. Parhaimmillaan viihde-elementit vahvistavat verkostoitumiskokemusta luomalla puheenaiheita ja yhteisiä kokemuksia osallistujien välille.

Kuinka mitata oheistapahtuman onnistumista?

Tapahtuman onnistumisen mittaaminen alkaa selkeistä tavoitteista. Määrittele etukäteen, mitä haluat saavuttaa ja miten aiot mitata tuloksia.

Verkostoitumisen tehokkuutta voit mitata esimerkiksi näillä mittareilla:

• Uusien kontaktien määrä (voit kerätä tietoa esimerkiksi sovelluksen avulla)
• Tapahtuman jälkeen syntyneiden tapaamisten määrä
• Osallistujien arvio verkostoitumismahdollisuuksien laadusta (palautekyselyssä)
• Konkreettiset liiketoiminnalliset tulokset (sopimukset, yhteistyöhankkeet) pidemmällä aikavälillä

Viihdearvon mittaaminen on subjektiivisempaa, mutta näitä mittareita voit hyödyntää:

• Osallistujien tyytyväisyys (NPS-luku)
• Sosiaalisen median maininnat ja jaot
• Osallistujien viipyminen tapahtumassa (pitkä viipymisaika kertoo viihtymisestä)
• Avoin palaute viihde-elementtien vaikuttavuudesta

Muista kerätä palautetta sekä heti tapahtuman jälkeen että muutama viikko myöhemmin, jolloin näet myös tapahtuman pidemmän aikavälin vaikutukset.

Onnistunut Slush-oheistapahtuma kokemuksemme mukaan yhdistää tavoitteellisen verkostoitumisen ja mieleenpainuvan viihteen tavalla, joka tukee liiketoimintatavoitteitasi. Me East Coast Eventsillä autamme sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtuman, joka erottuu Slushin vilkkaasta oheistapahtumien joukosta ja tuottaa konkreettisia tuloksia.

Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi unohtumaton.