Omien toimitilojen käyttö tapahtumiin: säästöä vai lisäarvoa?
Tapahtuman järjestäminen omissa toimitiloissa voi olla houkutteleva vaihtoehto monelle yritykselle. Me East Coast Eventsillä olemme huomanneet, että oikein toteutettuna omien tilojen hyödyntäminen tapahtumakäyttöön voi tuoda merkittäviä etuja – mutta samalla se sisältää omat haasteensa. Valinta omien ja ulkopuolisten tilojen välillä ei ole aina yksiselitteinen, ja siksi haluamme avata teille tämän päätöksen eri puolia. Kun ymmärrät, milloin omien tilojen käyttö on järkevää ja milloin taas ulkopuolinen tapahtumatila palvelee tarpeitasi paremmin, voit tehdä kustannustehokkaita ja tapahtuman tavoitteita tukevia päätöksiä.
Milloin omien toimitilojen käyttö tapahtumiin kannattaa?
Omien toimitilojen hyödyntäminen tapahtumakäytössä on erityisen järkevää pienemmissä tilaisuuksissa. Esimerkiksi asiakastilaisuudet, joihin osallistuu 10-30 henkeä, sopivat usein mainiosti omiin neuvottelutiloihin tai auloihin. Myös henkilöstölle suunnatut tapahtumat kuten koulutukset, tiimipäivät ja juhlatilaisuudet onnistuvat usein vaivattomasti tutuissa tiloissa.
Yritysten sisäiset tilaisuudet ovat luontevia järjestää omissa toimitiloissa, koska henkilöstö tuntee tilat jo valmiiksi. Tämä säästää aikaa ohjeistuksessa ja paikalle saapumisessa. Lisäksi monet yritykset haluavat esitellä toimitilojaan ulkoisille sidosryhmille, jolloin omissa tiloissa järjestetty tapahtuma toimii samalla brändin rakentajana.
Kustannusrakenteiden vertailussa omien tilojen käyttö on usein edullisempaa kuin ulkopuolisen tilan vuokraaminen. Tämä korostuu erityisesti, jos yrityksen omat tilat ovat jo valmiiksi edustavia ja niissä on tarvittava tekniikka ja kalustus. Säästöä syntyy suoraan tilavuokrasta ja mahdollisesti myös tarjoilujen järjestämisestä.
Kustannussäästöt vs. piilokulut – mitä huomioida budjetoinnissa
Omien tilojen käytössä ilmeisin säästö tulee tilavuokran välttämisestä, mutta todellisuudessa kustannussäästön laskeminen ei ole näin suoraviivaista. Budjettia laatiessasi on tärkeää tunnistaa myös piilokulut, joita omissa tiloissa järjestettyyn tapahtumaan liittyy.
Henkilöstöresurssien käyttö on merkittävä piilokulu. Omien työntekijöiden työaikaa kuluu järjestelyihin, tilan muokkaamiseen ja ylläpitoon tapahtuman aikana. Tilojen muuntaminen tapahtumakäyttöön vaatii usein kalustemuutoksia ja mahdollisesti irtaimiston varastointia väliaikaisesti.
Tekniikan hankkiminen tai vuokraaminen on toinen yleinen kustannuserä. Jos omissa tiloissa ei ole riittävää äänentoistoa, valaistusta tai esitystekniikkaa, näiden järjestäminen lisää kustannuksia. Logistiikka ja siivous tapahtuman jälkeen ovat myös usein aliarvioituja kulueriä.
Kannattaa laskea tarkasti, kuinka paljon nämä piilokulut syövät näennäistä säästöä. Joissain tapauksissa ulkopuolisen tapahtumatilan valinta voi olla kokonaistaloudellisesti järkevämpää, kun kaikki kulut huomioidaan.
Omien tilojen muuntaminen ammattimaiseksi tapahtuma-areenaksi
Toimistotilan muuttaminen vaikuttavaksi tapahtumapaikaksi alkaa huolellisella tilasuunnittelulla. Pohdi, miten kalustejärjestely tukee tapahtuman luonnetta – seminaarityyppisessä tilaisuudessa tarvitaan erilainen järjestys kuin verkostoitumistapahtumassa tai cocktail-tilaisuudessa.
Valaistus on yllättävän tehokas keino muuttaa arkinen toimistotila tunnelmalliseksi tapahtuma-areenaksi. Kohdevaloilla, värillisillä valoilla ja epäsuoralla valaistuksella voi luoda ammattimaisen vaikutelman. Varmista, että tekniset vaatimukset täyttyvät – tarkista äänentoiston toimivuus, internet-yhteyksien kapasiteetti ja esitystekniikan yhteensopivuus.
Somistamisella luot yhtenäisen ilmeen, joka sitoo tapahtuman brändiin. Logot, värimaailma ja muut visuaaliset elementit kannattaa suunnitella harkiten. Huomioi myös tilan akustiikka – isot, kaikuvat tilat tarvitsevat ääntä vaimentavia elementtejä, jotka voidaan toteuttaa osana somistusta.
Toimistotilojen saniteettitilat, naulakot ja muut yleiset tilat on hyvä tarkistaa ja varmistaa niiden riittävyys suhteessa osallistujamäärään.
5 yleisintä haastetta oman tilan tapahtumissa ja niiden ratkaisut
1. Tilan rajoitukset: Toimistot eivät usein ole suunniteltu tapahtumakäyttöön, jolloin haasteeksi voi muodostua tilan riittävyys tai muunneltavuus. Ratkaisuna voit hyödyntää useampia pienempiä tiloja samanaikaisesti tai toteuttaa tapahtuman vuoroittain pienemmille ryhmille.
2. Akustiikkaongelmat: Avotoimistot tai kaikuvat aulatilat voivat aiheuttaa äänen kantavuusongelmia. Tähän auttavat tilapäiset akustiikkaelementit, strategisesti sijoitetut tekstiilit ja äänentoiston oikea mitoitus ja suuntaus.
3. Logistiikka ja kulkureitit: Tavaroiden ja ihmisten sujuva liikkuminen voi olla haastavaa varsinkin, jos toimitilat sijaitsevat monikerroksisessa rakennuksessa. Suunnittele selkeät opasteet, varaa riittävästi aikaa rakentamiselle ja varmista, että hissit ja kulkureitit on huomioitu.
4. Pysäköinti: Omien tilojen pysäköintikapasiteetti ei välttämättä riitä tapahtuman tarpeisiin. Selvitä lähialueen pysäköintimahdollisuudet etukäteen ja viesti ne selkeästi osallistujille. Vaihtoehtoisesti järjestä kuljetuksia keskeisiltä paikoilta.
5. Tekniset rajoitteet: Toimiston verkkoyhteydet tai sähkökapasiteetti eivät aina riitä tapahtuman tarpeisiin. Varaudu lisäämään väliaikaista kapasiteettia ja testaa tekniikka huolellisesti ennen tapahtumaa.
Milloin ulkopuolisen tapahtumatilan valinta on järkevämpi ratkaisu?
Ulkopuolisen tapahtumapaikan valinta on usein perusteltua, kun osallistujamäärä on suuri – yleensä yli 50-100 henkilöä, riippuen omien tilojen koosta. Jos tapahtuma vaatii erityisjärjestelyjä kuten monipuolista tekniikkaa, laajaa cateringia tai useita rinnakkaisia ohjelmaosioita, ammattimainen tapahtumatila tarjoaa usein valmiit ratkaisut.
Joskus tarvitaan myös neutraalia ympäristöä, etenkin kun kyseessä on useita yrityksiä kokoava tapahtuma tai neuvottelutilanne. Ulkopuolinen tila tuo myös vaihtelua ja voi itsessään toimia elämyksenä osallistujille.
Ulkopuolinen tapahtumatila on usein järkevä valinta myös silloin, kun haluat minimoida oman henkilöstösi kuormitusta. Tapahtumatilat tarjoavat usein kokonaisvaltaisia palveluita sisältäen tekniikan, kalusteet ja henkilökunnan.
Ammattilaisen vinkit onnistuneeseen tapahtumaan omissa tiloissa
Onnistunut tapahtuma omissa tiloissa vaatii huolellista ennakkosuunnittelua. Aloita suunnittelu vähintään 6-8 viikkoa ennen tapahtumaa, jotta ehdit hankkia tarvittavat lisäpalvelut ja tehdä tarvittavat muutokset tiloihin.
Nimeä tapahtumalle vastuuhenkilö organisaatiostasi, joka koordinoi kokonaisuutta ja toimii yhteyshenkilönä mahdollisille ulkopuolisille kumppaneille. Huomioi, että vastuuhenkilöllä tulee olla riittävästi aikaa tapahtuman järjestelyihin muiden töiden ohella.
Ulkoista ne osa-alueet, joihin oma osaamisenne ei riitä. Esimerkiksi tapahtumatekniikka ja ammattimainen tapahtumatuotanto kannattaa usein hankkia ammattilaisilta, vaikka tapahtuma järjestettäisiinkin omissa tiloissa.
Tapahtumaa edeltävänä päivänä tai aamuna järjestä kenraaliharjoitus, jossa testataan tekniikka, käydään läpi ohjelma ja varmistetaan, että kaikki on kunnossa. Tämä vähentää yllätyksiä itse tapahtumassa.
Muista, että ammattilaisten apu ei tarkoita kontrollin menettämistä – voit silti hyödyntää omien tilojen tuomat kustannussäästöt, mutta saada tueksesi osaamista niissä osa-alueissa, jotka eivät ole yrityksesi ydinosaamisaluetta.
Omien tilojen käyttö tapahtumiin voi olla erinomainen ratkaisu, kun ymmärrät missä tilanteissa se on järkevää ja miten toteutat tapahtuman ammattimaisesti. Me East Coast Eventsillä autamme sinua sekä omien tilojen muuntamisessa tapahtumakäyttöön että ulkopuolisten tilojen valinnassa ja tapahtuman toteutuksessa. Räätälöimme palvelumme tarpeidesi mukaan, jotta voit keskittyä oleelliseen – vieraiden kohtaamiseen ja tapahtuman tavoitteiden saavuttamiseen.
Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi unohtumaton. Tutustu myös aiempien asiakkaiden onnistuneisiin tapahtumiin ja saat ideoita oman tilaisuutesi suunnitteluun.
