Parhaat vinkit yrityksille Slushin oheistapahtumien suunnitteluun
Slush on yksi Euroopan merkittävimmistä startup- ja teknologiatapahtumista, joka vetää Helsinkiin tuhansia osallistujia ympäri maailmaa. Päätapahtuman ympärille rakentuu vuosittain satoja oheistapahtumia, jotka tarjoavat yrityksille ainutlaatuisen tilaisuuden verkostoitumiseen ja brändin rakentamiseen. Me East Coast Eventsillä olemme auttaneet lukuisia yrityksiä suunnittelemaan ja toteuttamaan onnistuneita oheistapahtumia. Kokemuksemme pohjalta olemme koonneet tämän oppaan, joka auttaa sinua hyödyntämään Slushin tarjoamat mahdollisuudet täysimittaisesti ja erottumaan kilpailijoistasi.
Miksi Slushin oheistapahtuma kannattaa järjestää?
Slushin aikana Helsinki täyttyy teknologia-alan vaikuttajista, sijoittajista ja startupien edustajista. Tämä luo yrityksellesi poikkeuksellisen tilaisuuden tavata potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja sijoittajia saman katon alla. Oheistapahtuman järjestäminen antaa sinulle mahdollisuuden luoda syvempiä yhteyksiä kuin mitä päätapahtuman hektisessä ympäristössä on mahdollista.
Oman tapahtuman järjestäminen mahdollistaa myös brändinäkyvyyden vahvistamisen juuri haluamallesi kohderyhmälle. Kun päätapahtumassa viestisi voi hukkua satojen muiden joukkoon, oheistapahtumassa sinulla on osallistujien jakamaton huomio.
Hyvin suunniteltu oheistapahtuma toimii myös erottautumistekijänä. Se osoittaa, että yrityksesi on aktiivinen osa startup-ekosysteemiä ja valmis luomaan arvoa koko yhteisölle. Tämä rakentaa luottamusta ja vahvistaa markkina-asemaasi.
Miten valitset oikean konseptin Slush-oheistapahtumaasi varten?
Tapahtumakonseptin valinnassa lähtökohtana on aina oltava kohderyhmäsi tarpeet ja tavoitteesi. Onko tarkoituksesi esitellä uutta tuotetta, luoda yhteistyökumppanuuksia vai kenties houkutella sijoittajia?
Aamiaistapaamiset toimivat hyvin, kun haluat tarjota sisältöpitoisen aloituksen päivälle. Ne keräävät yleensä motivoituneita osallistujia ja mahdollistavat tehokkaan verkostoitumisen ennen päätapahtuman alkua. Aikainen tapahtuma myös varmistaa, ettei se kilpaile muiden oheistapahtumien kanssa.
Afterwork-tilaisuudet ja cocktail-kutsut ovat suosittuja rennompaan verkostoitumiseen. Näissä tärkeintä on luoda ilmapiiri, jossa keskustelut virtaavat luonnollisesti. Hyvä musiikki, laadukkaat tarjoilut ja miellyttävä tila ovat avainasemassa.
Workshopit ja seminaarit puolestaan toimivat, kun haluat asemoitua toimialasi asiantuntijana. Nämä tapahtumat vaativat arvokasta sisältöä, josta osallistujat saavat konkreettista hyötyä.
Afterparty voi olla oikea valinta, jos tavoitteesi on maksimoida näkyvyys ja jäädä mieleen. Muista kuitenkin, että kilpailu on kovaa – suunnittele tapahtuma, joka erottuu muista ja tarjoaa ainutlaatuisen kokemuksen.
Oikean tapahtumapaikan ja ajankohdan valitseminen
Tapahtumapaikan valinnassa sijainti on kaikki kaikessa. Suosi paikkoja, jotka ovat helposti saavutettavissa Slushin päätapahtumapaikalta. Helsingin keskusta ja erityisesti Slushia lähellä olevat alueet ovat suosittuja, joten tilojen varaaminen ajoissa on välttämätöntä.
Ajoituksessa on huomioitava Slushin virallinen ohjelma. Vältä päällekkäisyyttä kiinnostavimpien keynote-puheenvuorojen tai verkostoitumistilaisuuksien kanssa. Aamuisin ennen päätapahtuman alkua tai iltaisin sen päättymisen jälkeen järjestettävät tapahtumat keräävät yleensä eniten osallistujia.
Tilavaraukset kannattaa tehdä jopa 6-8 kuukautta etukäteen, sillä parhaat tilat varataan nopeasti. Huomioi tilan kapasiteetti, tekninen varustelu ja mahdollisuudet brändimuokkaukseen – haluatko neutraalin tilan, jonka voit muokata yrityksesi näköiseksi vai autenttisuutta henkivän miljöön?
Oheistapahtuman markkinointi ja kohderyhmän tavoittaminen
Tehokas markkinointi alkaa vähintään kaksi kuukautta ennen Slushia. Hyödynnä sosiaalisen median kanavia, erityisesti LinkedInia ja Twitteria, jotka ovat suosittuja Slushin kävijöiden keskuudessa. Käytä aihetunnisteita kuten #Slush ja #SlushHel tavoittaaksesi tapahtumasta kiinnostuneet.
Henkilökohtaiset kutsut ovat tehokkaita avainhenkilöiden tavoittamisessa. Tunnista tärkeimmät kontaktit etukäteen ja lähesty heitä personoidulla viestillä. Monet päättävät Slush-aikataulunsa jo viikkoja etukäteen, joten ole ajoissa liikkeellä.
Hyödynnä myös olemassa olevia verkostojasi ja yhteistyökumppaneitasi tapahtuman markkinoinnissa. Yhteistyö sopivan kumppanin kanssa voi laajentaa tapahtumasi näkyvyyttä ja houkutella monipuolisempaa yleisöä.
Erottuminen muista tapahtumista vaatii selkeän arvolupauksen. Mitä ainutlaatuista tarjoat osallistujille? Olipa se eksklusiivinen verkostoitumismahdollisuus, kiinnostava puhuja tai uusi tuotelanseeraus, korosta sitä kaikessa viestinnässä.
Käytännön järjestelyt ja tekniset yksityiskohdat
Tapahtumatekniikka on onnistuneen tilaisuuden perusta. Varmista, että äänentoisto, valaistus ja esitystekniikka tukevat tapahtumasi tavoitteita. Testaa kaikki laitteet etukäteen ja varaudu mahdollisiin ongelmatilanteisiin.
Tarjoilut ovat tärkeä osa tapahtumakokemusta. Suosi paikallisia, laadukkaita vaihtoehtoja ja huomioi erityisruokavaliot. Muista, että hyvä ruoka ja juoma jäävät mieleen ja luovat puheenaiheita.
Tapahtuman visuaalinen ilme rakentaa brändikokemusta. Yhtenäinen ilme kutsusta somistukseen ja materiaaleihin vahvistaa viestiäsi. Laadukkaassa toteutuksessa yksityiskohdat ratkaisevat.
Budjetoinnissa kannattaa varata noin 10-15% yllättäviä kuluja varten. Hinta-laatusuhteen optimoimiseksi kilpailuta toimittajat ajoissa ja mieti, mihin osa-alueisiin haluat erityisesti panostaa.
Tapahtuman jälkeinen seuranta ja tulosten mittaaminen
Tapahtuman onnistumisen mittaaminen alkaa selkeiden tavoitteiden asettamisesta. Oliko tarkoituksesi kerätä tietty määrä liidejä, vahvistaa brändiäsi vai solmia yhteistyökumppanuuksia? Määrittele konkreettiset mittarit ennen tapahtumaa.
Kerää palautetta osallistujilta lyhyellä kyselyllä heti tapahtuman jälkeen. Näin saat arvokasta tietoa onnistumisista ja kehityskohteista tulevia tapahtumia varten.
Kontaktien jälkihoito on tapahtuman tärkeimpiä vaiheita. Ota yhteyttä avainhenkilöihin 24-48 tunnin kuluessa tapahtumasta, kun tapaaminen on vielä tuoreessa muistissa. Personoi viestisi ja viittaa keskusteluihinne.
Dokumentoi tapahtuma huolellisesti. Valokuvat, videot ja osallistujapalautteen yhteenvedot auttavat arvioimaan onnistumista ja toimivat arvokkaana referenssimateriaalina tulevaisuudessa.
Suurin hyöty tapahtumasta realisoituu usein vasta viikkojen tai kuukausien kuluttua. Seuraa pitkän aikavälin tuloksia, kuten syntyviä yhteistyöprojekteja, myyntiliidien konvertoitumista ja bränditietoisuuden kasvua.
Slushin oheistapahtuma on investointi, joka oikein toteutettuna maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti. Ammattimaisella tapahtumatuotannon kumppanilla onnistut varmemmin ja luot arvokkaita yhteyksiä, jotka kantavat hedelmää pitkälle tulevaisuuteen.
Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi unohtumaton.
