Slush-viikon parhaat käytännöt: miten onnistua oheistapahtumassa?

Slush-viikko on yksi vuoden tärkeimmistä tapahtumista startup-yhteisölle. Pääjuhlan ohella Helsinki täyttyy lukuisista oheistapahtumista, jotka tarjoavat ainutlaatuisia mahdollisuuksia verkostoitumiseen ja brändin rakentamiseen. Järjestämällä oman Slush-oheistapahtuman voit tavoittaa kohdennettuja yleisöjä, luoda merkityksellisiä yhteyksiä ja erottautua kilpailijoista. Me East Coast Eventsillä olemme auttaneet monia yrityksiä suunnittelemaan ja toteuttamaan onnistuneita oheistapahtumia Slush-viikolla. Tässä parhaat neuvomme, joiden avulla varmistat tapahtumasi menestyksen.

Miksi Slush-oheistapahtuma kannattaa järjestää?

Slush-viikko tuo Helsinkiin tuhansia sijoittajia, startup-yrittäjiä, mediaa ja teknologia-alan vaikuttajia. Tämä luo ainutlaatuisen tilaisuuden tavoittaa tärkeimmät kohderyhmäsi yhdessä paikassa. Toisin kuin päätapahtumassa, oheistapahtumissa voit luoda intiimimmän ympäristön, jossa syvällisemmät keskustelut ja verkostoituminen onnistuvat luontevammin.

Oheistapahtuma tarjoaa yrityksellesi kolme keskeistä hyötyä:

Kohdennettu näkyvyys juuri oikealle yleisölle
Tilaisuus rakentaa merkityksellisiä kumppanuuksia
Mahdollisuus asemoida yrityksesi alan ajatusjohtajaksi

Onnistunut Slush-oheistapahtuma voi poikia uusia asiakkaita, yhteistyökumppaneita tai jopa sijoituksia. Lisäksi oheistapahtumien osallistujat ovat tyypillisesti erittäin sitoutuneita ja kiinnostuneita tapahtuman aiheesta, mikä tekee yleisöstä erityisen vastaanottavaisen viestillesi.

Miten erottaudut kymmenien oheistapahtumien joukosta?

Slush-viikon aikana järjestetään kymmeniä oheistapahtumia, joten erottautuminen on välttämätöntä. Onnistumisen kannalta tärkeintä on selkeä konsepti ja kohderyhmä. Sen sijaan, että yrittäisit miellyttää kaikkia, määrittele tarkasti ketä haluat tavoittaa ja miksi.

Tehokkaita erottautumiskeinoja:

Valitse rohkeasti rajattu teema, joka puhuttelee tiettyä yleisöä
Kutsu kiinnostavia puhujia, joita ei nähdä päätapahtumassa
Luo poikkeuksellinen tapahtumakonsepti (esim. aamiaispaneeli, illalliskeskustelu tai hands-on työpaja)
Valitse epätavallinen tapahtumapaikka, joka jää mieleen

Yhdellä asiakkaallamme oli menestyksekas oheistapahtuma, jossa yhdistettiin terveysteknologian startupien pitchaukset rentoon saunakokemukseen. Tämä kulttuurinen elementti erottui kansainväliselle yleisölle ja loi luonnollisen ympäristön verkostoitumiseen.

Tapahtumapaikka ja ajankohta – ajoituksen merkitys

Slush-viikon aikana ajoitus ja sijainti ovat ratkaisevia. Päätapahtuman aikataulu määrittelee pitkälti oheistapahtumien optimaaliset ajankohdat. Huomioi nämä tekijät:

Vältä päällekkäisyyttä päätapahtuman päivien tärkeimpien osuuksien kanssa
Parhaat ajankohdat ovat yleensä Slushia edeltävä päivä, Slush-iltojen after party -tunnit tai Slushin jälkeinen päivä
Aamuisin klo 8-10 järjestetyt aamiaistapahtumat toimivat hyvin ennen päätapahtuman alkua
Sijainnin tulisi olla helposti saavutettavissa päätapahtumapaikalta (mieluiten 15 min matkan päässä)

Tapahtumapaikan valinnassa huomioi myös tilan sopivuus konseptiin. Kaupungin keskustassa on useita erikoisia tiloja, jotka sopivat erilaisiin tilaisuuksiin cocktail-tilaisuuksista teknisesti vaativiin demotilaisuuksiin.

Oheistapahtuman markkinointi ja oikean yleisön tavoittaminen

Onnistunut markkinointi ratkaisee, löytääkö kohdeyleisösi tiensä tapahtumaasi. Slush-viikon aikana informaatiotulva on valtava, joten selkeä ja kohdennettu viesti on välttämätön.

Tehokkaimmat markkinointikanavat ovat:

LinkedIn-kampanjat kohdennettuna tarkkaan määritellyille ammattiryhmille
Kumppanuudet relevanttien yhteisöjen ja verkostojen kanssa
Suorat kutsut avainhenkilöille (personoitu lähestymistapa toimii parhaiten)
Slush-sovelluksen side events -osio ja virallinen Slush-verkkosivusto
Toimialakohtaiset Slack-kanavat ja yhteisöt

Aloita markkinointi ajoissa – vähintään 4-6 viikkoa ennen tapahtumaa, sillä monen osallistujan kalenteri täyttyy nopeasti. Luo selkeä visuaalinen ilme, joka erottuu ja on linjassa tapahtumasi teeman kanssa.

Käytännön toteutuksen tärkeimmät elementit

Slush-oheistapahtuman onnistuminen riippuu monista käytännön yksityiskohdista. Huolellinen suunnittelu ja toteutus varmistavat sujuvan kokemuksen osallistujille.

Kriittiset tuotannon osa-alueet:

Tekniikka: Varmista toimiva äänentoisto, esitystekniikka ja riittävä wifi-kapasiteetti
Tarjoilut: Huomioi erityisruokavaliot ja kansainvälinen yleisö
Ohjelma: Suunnittele tiivis mutta joustava aikataulu, joka jättää tilaa verkostoitumiselle
Henkilökunta: Vähintään yksi henkilö vastaanottamassa vieraita ja yksi huolehtimassa tekniikasta
Rekisteröitymisprosessi: Tee saapumisesta sujuva ilman jonoja

Yksi yleinen kompastuskivi on liian tiukka ohjelma. Slush-viikolla osallistujat arvostavat erityisesti mahdollisuutta verkostoitua, joten varmista, että aikataulussa on riittävästi aikaa vapaalle keskustelulle.

Miten mittaat oheistapahtuman onnistumista?

Tapahtuman onnistumisen mittaaminen alkaa selkeiden tavoitteiden asettamisesta. Määrittele, mitä haluat saavuttaa: uusia liidejä, mediahuomiota, kumppanuuksia vai bränditietoisuutta?

Hyödyllisiä mittareita ovat:

Osallistujamäärä ja no-show-prosentti
Osallistujien laatu (kuinka monta päättäjää tai kohderyhmän edustajaa)
Kerätyt yhteystiedot ja niiden konversioaste
Tapahtuman jälkeinen palautekysely (NPS)
Sosiaalisen median näkyvyys ja mainintamäärät
Syntyneet liiketoimintamahdollisuudet (seuranta 1-3 kk tapahtuman jälkeen)

Järjestä tapahtuman jälkeen sisäinen purku, jossa käytte läpi onnistumiset ja kehityskohteet. Näin keräätte arvokasta tietoa tulevia tapahtumia varten.

Onnistunut Slush-oheistapahtuma vaatii huolellista suunnittelua, selkeää konseptia ja laadukasta toteutusta. Kun nämä elementit ovat kohdallaan, tapahtumasi erottuu edukseen ja tuottaa konkreettisia tuloksia liiketoiminnallesi.

Me East Coast Eventsillä autamme asiakkaitamme luomaan vaikuttavia oheistapahtumia, jotka jäävät mieleen ja tuottavat tuloksia. Tutustu aikaisempiin onnistuneisiin tapahtumatuotantoihimme ja kiinnostuitko kuulemaan lisää? Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi unohtumaton.